Código de ética e conduta

1. Apresentação

A EcomSmart (“EcomSmart”, “Companhia” ou “nós”) é uma empresa de tecnologia especializada em soluções de marketing digital, SEO, CRM e retenção para e-commerces e varejistas. Este Código de Ética e Conduta (“Código”) consolida os princípios, valores e regras de comportamento que devem orientar as decisões e a atuação de todos os que se relacionam com a EcomSmart, em qualquer lugar, situação ou circunstância.

O Código foi elaborado em conformidade com a legislação brasileira aplicável, em especial a Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), o Decreto nº 11.129/2022, a Lei nº 8.429/1992 (Lei de Improbidade Administrativa), a Lei nº 9.613/1998 (Lavagem de Dinheiro) e a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), além das melhores práticas nacionais e internacionais de integridade (ISO 37001).

2. Abrangência

Este Código se aplica a:

• Sócios, administradores e membros da governança;
• Colaboradores diretos e indiretos, estagiários e aprendizes;
• Prestadores de serviço, consultores, fornecedores, parceiros comerciais e representantes;
• Qualquer terceiro que atue em nome ou em benefício da EcomSmart.

O descumprimento deste Código sujeitará o infrator às medidas disciplinares e contratuais cabíveis, sem prejuízo das sanções civis, administrativas e penais aplicáveis.

3. Valores e Princípios

• Integridade: agir com honestidade, transparência e coerência entre discurso e prática.
• Respeito: tratar clientes, colegas, fornecedores e a sociedade com dignidade, sem qualquer forma de discriminação.
• Responsabilidade: assumir as consequências das próprias decisões e zelar pelo patrimônio, dados e reputação da Companhia.
• Legalidade: cumprir integralmente a legislação vigente e as normas internas.
• Confidencialidade: proteger informações estratégicas, comerciais e pessoais a que se tenha acesso.

4. Conflito de Interesses

Considera-se conflito de interesses qualquer situação, real, aparente ou potencial, em que interesses pessoais, familiares, financeiros, políticos ou de terceiros possam influenciar, comprometer ou aparentar comprometer a imparcialidade, a objetividade ou a lealdade devida à EcomSmart.

4.1. Situações consideradas conflito de interesses

• Manter, direta ou indiretamente, participação societária, vínculo empregatício, contratual ou de assessoria com clientes, fornecedores, parceiros ou concorrentes da EcomSmart, sem prévia comunicação e aprovação formal pela área de Compliance.
• Contratar, supervisionar, avaliar, promover ou influenciar decisões envolvendo parentes até o 3º grau, cônjuges, companheiros(as) ou pessoas com quem se mantenha relacionamento afetivo.
• Utilizar informações privilegiadas, ativos, sistemas, marca ou o tempo de trabalho para benefício pessoal ou de terceiros.
• Exercer atividade profissional externa (freelance, consultoria, sociedade em outra empresa) que concorra, se sobreponha ou prejudique as atividades da EcomSmart.
• Receber vantagens pessoais — financeiras ou não — de partes que mantenham ou pretendam manter relação comercial com a EcomSmart.
• Participar de decisões de compra, contratação, pagamento, negociação ou fiscalização em que tenha interesse pessoal direto ou indireto.

4.2. Regras obrigatórias

• Todo conflito real, aparente ou potencial deve ser declarado imediatamente ao gestor imediato e à área de Compliance, por escrito, por meio do canal oficial compliance@ecomsmart.com.br.
• O colaborador em situação de conflito deve abster-se de participar de discussões, votações, análises técnicas, negociações ou aprovações relacionadas ao tema até deliberação formal da EcomSmart.
• Anualmente, os colaboradores em cargos de gestão, compras, financeiro, comercial e projetos preencherão Declaração de Conflito de Interesses, atualizando-a sempre que houver mudança de cenário.
• A omissão dolosa de conflito é considerada infração grave, passível de demissão por justa causa e responsabilização civil e criminal.

5. Patrocínios e Doações

A EcomSmart pode realizar patrocínios e doações a entidades legítimas, desde que estritamente alinhados aos seus valores, objetivos institucionais e à legislação aplicável. Estas iniciativas jamais poderão ser utilizadas como meio de obter vantagem indevida, favorecimento comercial, benefício regulatório, decisão administrativa ou influência política.

5.1. Definições

• Patrocínio: aporte financeiro ou em bens/serviços a projetos, eventos ou entidades, com contrapartida de exposição de marca ou associação institucional.
• Doação: transferência gratuita, sem contrapartida direta, de recursos financeiros, bens ou serviços a entidades sem fins lucrativos, causas sociais, culturais, educacionais, esportivas, ambientais ou de saúde.

5.2. Regras de concessão

• Toda proposta de patrocínio ou doação deve ser formalizada por escrito, com identificação da entidade beneficiária (razão social, CNPJ, estatuto, comprovante de regularidade fiscal e certidões negativas).
• É obrigatória a análise prévia de due diligence reputacionalda entidade beneficiária, verificando: idoneidade, histórico, vínculos com agentes públicos, sanções, processos judiciais e listas restritivas.
• A concessão exige aprovação formal, conforme alçadas:
  • Até R$ 5.000,00: gestor da área + Compliance.
  • De R$ 5.000,01 a R$ 50.000,00: Diretoria + Compliance.
  • Acima de R$ 50.000,00: aprovação conjunta da Diretoria, Compliance e sócios.
• Todo patrocínio ou doação deve ser documentado por contrato ou termo formal, indicando objeto, valor, prazo, prestação de contas e cláusulas anticorrupção.
• Os pagamentos serão feitos exclusivamente pelos canais oficiais da EcomSmart, em conta de titularidade da entidade beneficiária. É vedado pagamento em espécie ou a terceiros.

5.3. Vedações expressas

• Doações a candidatos, partidos políticos, comitês eleitorais, campanhas ou pessoas politicamente expostas, em qualquer esfera e valor, conforme veda a legislação eleitoral vigente para pessoas jurídicas.
• Patrocínios ou doações a entidades controladas, dirigidas ou vinculadas a agentes públicos, seus familiares ou pessoas com poder decisório sobre negócios da EcomSmart.
• Qualquer patrocínio ou doação atrelado, explícita ou implicitamente, à obtenção, manutenção ou aceleração de contratos, licenças, autorizações, decisões ou vantagens de qualquer natureza.
• Contribuições feitas por terceiros em nome da EcomSmart sem autorização formal.
• Doações a entidades sem estrutura ou capacidade demonstrável para execução do objeto.

6. Brindes, Presentes e Hospitalidades

As trocas de cortesias devem ser sempre simbólicas, ocasionais, transparentes e compatíveis com a boa-fé comercial, sem qualquer intenção — real ou aparente — de influenciar decisões de negócio ou obter vantagem indevida.

6.1. Definições

• Brinde: item de distribuição gratuita e generalizada, sem valor comercial significativo, geralmente com logotipo institucional (canetas, cadernos, agendas, canecas etc.).
• Presente: item personalizado, oferecido a pessoa específica, fora de campanhas de distribuição generalizada.
• Hospitalidade: despesas com viagens, hospedagens, alimentação, entretenimento, ingressos para eventos ou experiências.

6.2. Regras para oferta e recebimento

• Brindes: permitidos até o valor unitário de R$ 200,00, desde que sem valor comercial expressivo, sem caráter personalizado e distribuídos indistintamente.
• Presentes: em regra, é vedado oferecer ou receber presentes. Excepcionalmente, presentes protocolares (ex.: entrega institucional em cerimônia oficial) poderão ser aceitos com aprovação prévia do Compliance, sendo incorporados ao patrimônio da Companhia quando ultrapassarem R$ 200,00.
• Hospitalidades: só serão aceitas ou oferecidas quando associadas a evento profissional legítimo (feira, workshop, treinamento, palestra, congresso), com agenda comprovável, proporcionais e razoáveis. Custos de acompanhantes não são cobertos.
• É vedado, em qualquer hipótese e valor:
  • Dinheiro em espécie, cheques, cartões pré-pagos, criptoativos ou equivalentes;
  • Empréstimos pessoais, favores financeiros ou descontos exclusivos não usuais;
  • Bens ou serviços de uso pessoal (viagens de lazer, joias, eletrônicos de alto valor);
  • Entretenimento adulto, jogos de azar ou hospitalidade em ambiente incompatível com decoro profissional;
  • Cortesias oferecidas ou recebidas durante processos de licitação, negociação de contrato, auditoria, fiscalização ou processo decisório relevante.
• Agentes públicos: a oferta de brindes, presentes ou hospitalidades a agentes públicos brasileiros ou estrangeiros exige aprovação prévia e formal do Compliance e observância da legislação específica (Código de Conduta da Alta Administração Federal, códigos locais e leis anticorrupção), sendo terminantemente proibido qualquer benefício que possa configurar promessa, oferta ou concessão de vantagem indevida.

6.3. Procedimento em caso de dúvida ou excesso

• Sempre que houver qualquer dúvida sobre a adequação de ofertar ou receber uma cortesia, o colaborador deve consultar previamente o Compliance.
• Cortesias recebidas em desacordo com este Código devem ser recusadas educadamente ou, quando a recusa for inviável (ex.: entrega surpresa), devolvidas, doadas a entidade beneficente ou incorporadas ao patrimônio da EcomSmart, com registro formal.
• Todas as ofertas relevantes recebidas devem ser registradas no Livro de Cortesias mantido pelo Compliance.

7. Anticorrupção e Relacionamento com o Poder Público

A EcomSmart adota tolerância zero a qualquer prática de corrupção, suborno, tráfico de influência, fraude ou lavagem de dinheiro, seja no setor público, seja no setor privado. É vedado prometer, oferecer, autorizar, solicitar ou receber, direta ou indiretamente, vantagem indevida a agente público, cliente, fornecedor ou terceiro.

8. Concorrência Leal e Relacionamento com Clientes

A EcomSmart compete com base em qualidade, inovação, preço justo e atendimento. É vedado obter informações confidenciais de concorrentes por meios ilícitos, firmar acordos anticoncorrenciais ou fazer propaganda enganosa. Todo cliente será tratado com transparência, respeito e clareza contratual.

9. Proteção de Dados e Confidencialidade

Todos devem observar rigorosamente a LGPD (Lei nº 13.709/2018), as políticas internas de segurança da informação e os contratos de confidencialidade. Dados pessoais, informações estratégicas, códigos-fonte, projetos e informações de clientes são ativos protegidos e não podem ser divulgados sem autorização.

10. Ambiente de Trabalho

A EcomSmart não tolera assédio moral, assédio sexual, discriminação de qualquer natureza (raça, cor, etnia, gênero, orientação sexual, identidade de gênero, religião, deficiência, idade, nacionalidade, condição social), trabalho infantil, trabalho análogo ao escravo ou qualquer conduta que viole a dignidade humana.

11. Canal de Ética e Denúncias

Todos podem — e devem — reportar situações que violem este Código, a legislação ou os valores da EcomSmart, por qualquer um dos canais abaixo:

• E-mail confidencial: etica@ecomsmart.com.br
• Compliance: compliance@ecomsmart.com.br
• Diretamente ao superior imediato ou à Diretoria.

As denúncias podem ser anônimas ou identificadas. A EcomSmart garante confidencialidade, apuração imparcial e proteção total contra retaliação ao denunciante de boa-fé.

12. Medidas Disciplinares

A violação deste Código sujeita o infrator, conforme a gravidade, a: (i) advertência verbal ou escrita; (ii) suspensão; (iii) rescisão contratual, inclusive por justa causa; (iv) rescisão de contratos com fornecedores e parceiros; (v) comunicação às autoridades competentes e responsabilização civil e criminal.

13. Vigência, Revisão e Governança

Este Código entra em vigor na data de sua publicação e será revisado, no mínimo, a cada 2 (dois) anos, ou sempre que houver mudança legislativa ou de contexto de negócios que exija atualização. A gestão, interpretação e atualização deste Código são de responsabilidade do Compliance da EcomSmart, com supervisão da Diretoria.

14. Contato

compliance@ecomsmart.com.br

Declaração de Ciência e Concordância: ao manter vínculo com a EcomSmart, o colaborador, parceiro ou fornecedor declara ter lido, compreendido e concordado integralmente com este Código de Ética e Conduta, comprometendo-se a cumpri-lo em todas as suas atividades.